Fehlzeiten richtig einordnen
Der Krankenstand ist eine betriebliche Kennzahl, keine Diagnose. Er kann durch Infektionswellen, die Altersstruktur der Belegschaft, Arbeitsbedingungen oder Zufallsschwankungen beeinflusst werden. Ein hoher Wert ist deshalb kein Nachweis für Fehlverhalten und erlaubt keinen Rückschluss auf die Gesundheit einzelner Beschäftigter.
Eine erste Einordnung betrachtet die Entwicklung über einen ausreichend langen Zeitraum. Sind bestimmte Tätigkeiten, Abteilungen oder Schichten auffällig, ist zu prüfen, ob dort Belastungen bestehen, die das Unternehmen beeinflussen kann. Dazu zählen körperlich schwere Arbeit, wiederholte Bewegungen, ungünstige Arbeitszeiten, Personalmangel oder unklare Arbeitsabläufe. Auch bei unauffälligen Fehlzeiten bleibt die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) erforderlich.
Arbeitsbedingungen systematisch verbessern
Nach §§ 3 bis 5 ArbSchG muss der Arbeitgeber Gefährdungen ermitteln, erforderliche Maßnahmen festlegen und ihre Wirksamkeit überprüfen. Dies umfasst die Gestaltung von Arbeitsplätzen, Arbeitsmitteln, Arbeitsorganisation und Arbeitszeit sowie die psychische Belastung bei der Arbeit. Fehlzeiten können Hinweise für die Schwerpunktsetzung geben. Die Beurteilung darf sich aber nicht auf Krankenstandszahlen beschränken.
Je nach Tätigkeit kommen ergonomische Anpassungen, geeignete Hilfsmittel, veränderte Arbeitsabläufe, ausreichend planbare Pausen oder Verbesserungen in der Zusammenarbeit infrage. Bei psychischen Belastungen werden Arbeitsmenge, Handlungsspielraum, Unterbrechungen und Führungsorganisation betrachtet, nicht vermutete psychische Erkrankungen einzelner Personen. Die Vorgehensweise beschreibt auch der Beitrag Psychische Gefährdungsbeurteilung.
Führungskräfte können durch realistische Arbeitsplanung, ansprechbare Zuständigkeiten und einen sachlichen Umgang mit Beschwerden beitragen. Schulungen sind eine mögliche Maßnahme, aber nicht unabhängig vom Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung pauschal gesetzlich vorgeschrieben.
Rückkehrgespräche und vertrauliche Beratung
Ein Gespräch nach einer Erkrankung kann den Wiedereinstieg erleichtern und klären, ob für die Tätigkeit organisatorische Unterstützung benötigt wird. Ein allgemeines gesetzliches Gebot, nach jeder Erkrankung ein Krankenrückkehrgespräch zu führen, besteht nicht. Rückkehrgespräche sind auch kein Ersatz für das gesetzlich geregelte BEM.
Das Gespräch sollte sich auf die Arbeitsorganisation konzentrieren. Weder Diagnosen noch Gründe für eine Arbeitsunfähigkeit sind routinemäßig zu erfragen oder zu dokumentieren. Auch die Frage, ob gesundheitliche Beschwerden bestehen, kann Gesundheitsdaten betreffen. Mitarbeitende können auf Wunsch auf eine vertrauliche betriebsärztliche Beratung hingewiesen werden.
Die betriebsärztliche Beratung unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht (§ 8 Abs. 1 ASiG). Der Arbeitgeber erhält keine medizinischen Befunde aus der Sprechstunde. Möglich sind fachliche Hinweise auf erforderliche Schutzmaßnahmen, soweit sie ohne Offenlegung persönlicher Gesundheitsinformationen übermittelt werden können.
BEM und Wunschvorsorge unterscheiden
Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber nach § 167 Abs. 2 Neuntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX) ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten. Dies gilt nicht erst bei einer bestimmten Diagnose oder einer anerkannten Behinderung. Die Teilnahme erfolgt mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person. Vorab sind die Ziele sowie Art und Umfang der vorgesehenen Datenverarbeitung zu erläutern. Einzelheiten behandelt der Beitrag Betriebliches Eingliederungsmanagement.
Davon zu unterscheiden ist die arbeitsmedizinische Vorsorge. Nach § 5a der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) hat der Arbeitgeber Wunschvorsorge unter den dort genannten Voraussetzungen zu ermöglichen. Sie kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Beschäftigte einen Zusammenhang zwischen ihrer Tätigkeit und Beschwerden vermuten. Das ärztliche Beratungsgespräch bleibt vertraulich. Aus einem bloßen erhöhten Krankenstand ergibt sich hingegen keine generelle Pflicht zur Untersuchung sämtlicher Beschäftigter.
Betriebsärztliche Erkenntnisse nutzen
Zu den Aufgaben des Betriebsarztes gehört nach § 3 Abs. 1 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG), arbeitsbedingte Erkrankungsursachen zu untersuchen und geeignete Schutzmaßnahmen vorzuschlagen. Die Berechtigung von Krankmeldungen zu überprüfen, gehört dagegen ausdrücklich nicht zu seinen Aufgaben (§ 3 Abs. 3 ASiG). § 6 Abs. 4 ArbMedVV sieht ausdrücklich vor, Erkenntnisse aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge auszuwerten und bei unzureichendem Arbeitsschutz Maßnahmen anzuregen.
Für den betrieblichen Austausch sind insbesondere Hinweise auf Tätigkeiten, Belastungen oder Schutzmaßnahmen relevant. Diagnosen und individuelle Vorsorgebefunde bleiben vertraulich. Werden Beobachtungen zusammengefasst, dürfen weder direkte noch indirekte Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sein. Das ist gerade in kleinen Teams besonders sorgfältig zu beachten.
Fehlzeiten datenschutzgerecht auswerten
Für die betriebliche Steuerung können etwa Häufigkeit, Dauer und zeitlicher Verlauf von Fehlzeiten betrachtet werden. Die Auswertung muss für einen nachvollziehbaren Zweck erforderlich und auf das nötige Maß beschränkt sein. Je nach Datenlage können Fehlzeiteninformationen Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zulassen und damit besonderen Datenschutzanforderungen unterliegen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere Art. 5 und 9, ist zu beachten.
Bereichsvergleiche sollten nur erfolgen, wenn die Gruppen so groß und die Merkmale so gewählt sind, dass niemand identifiziert werden kann. Dafür gibt es keine allgemeingültige sichere Mindestzahl. Schon die Kombination kleiner Abteilungen, Schichten oder längerer Erkrankungszeiten kann Personen erkennbar machen. Pseudonymisierte Einzeldaten sind nicht anonym. Eine Statistik allein begründet weder eine Untersuchungspflicht noch eine Pflicht zur Offenlegung von Diagnosen.
Bei der Einführung von Gesprächsregeln, betrieblichen Gesundheitsmaßnahmen oder technischen Auswertungen sind mögliche Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu prüfen, unter anderem nach § 87 Abs. 1 Nr. 1, 6 und 7 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
Maßnahmen prüfen und nachsteuern
Für die Umsetzung ist ein überschaubarer Ablauf zweckmäßig. Zunächst werden konkrete Belastungen anhand der Gefährdungsbeurteilung und betrieblicher Beobachtungen priorisiert. Anschließend werden Maßnahmen, Zuständigkeiten und ein Termin zur erneuten Prüfung festgelegt. Der Betriebsarzt kann beim medizinisch-fachlichen Teil beraten.
- Tätigkeiten mit erkennbaren Belastungen und mögliche Ursachen benennen, ohne Beschäftigte zu etikettieren.
- Schutzmaßnahmen möglichst an Arbeitsabläufen und Arbeitsbedingungen ansetzen lassen.
- Umsetzung und Akzeptanz der Maßnahmen dokumentieren.
- Nach einem angemessenen Zeitraum prüfen, ob die konkreten Belastungen verringert wurden. Fehlzeiten können ergänzend beobachtet werden, sind aber kein alleiniger Wirksamkeitsnachweis.
Ziel ist der Erhalt der Arbeitsfähigkeit und die Vermeidung arbeitsbedingter Gesundheitsgefahren. Eine bestimmte Senkung des Krankenstands lässt sich daraus nicht zusichern. Die Verpflichtung zur Überprüfung der Arbeitsschutzmaßnahmen folgt aus § 3 Abs. 1 ArbSchG.